§61 執行秘書

第十篇　會務幹部與會議紀錄

§61 執行秘書

Executive Secretary 通常是受薪、全職處理組織行政工作的執行職員，在 Board of Managers 與 Executive Committee 的政策與監督下負責日常營運。這個角色與 §59 的 recording secretary 不同；在某些組織雖可能稱為 Corresponding Secretary，但「Corresponding Secretary」這個名稱本身只表示通信職責，除非細則另有授權，不能因此推導出執行管理權。

與董事會及執行委員會的關係

在大型或全國性組織中，董事會可能人數多且分散，平時只少量開會；執行委員會則在兩次董事會會議之間處理較頻繁的工作。Executive Secretary 的辦公室常成為組織日常營運中心，也是 Executive Committee 實際開會與處理工作之處。

Robert 描述的典型年度治理鏈是：全國性組織的 Board 在 annual convention 前開會，聽取由 Executive Secretary 起草、Executive Committee 已先採納的年度報告；會後新一屆 Board 隨即組織成立，依細則權限選出 Executive Committee 與 Executive Secretary，決定新年度的一般政策，再把具體執行留給 Executive Committee 與 Executive Secretary。Board 平時可能只再開一、兩次例會，但仍可依細則召開特別會議。

Executive Secretary 有時由 convention 直接選出，有時由 Board 選出；其來源應依組織規則決定。該職位通常是 Executive Committee 的當然書記，應整理所有未特別交給他人的會務、準備委員會需要決定的事項，並確保委員會指示實際執行。

Robert 將 Executive Secretary 定位為在授權範圍內提出工作方案、推進日常業務並協調執行的人，而重大政策仍應由有權的 Board、Executive Committee 或更高層會議體決定。

年度報告與責任鏈

年度報告可由 Executive Secretary 起草，但其正式性來自後續授權鏈：先由 Executive Committee 採納，再由 Board 採納成為 Board 自己的報告，最後提交 convention。起草者、第一次採納者、正式報告所有者與最終受報告會議體因此是不同角色，不能因為同一份文字一路傳遞就把它們視為同一個 decision actor。

原書：pp. 250–251，Part I, Article X, §61, Executive Secretary。