§59 書記或秘書

第十篇　會務幹部與會議紀錄

§59 書記或秘書

Secretary or Clerk 是會議體的紀錄職員與主要紀錄保管人；若組織另有 Corresponding Secretary 等職務，Robert 所說的 secretary 原則上指負責正式紀錄的 recording secretary。其他明確交由不同職員管理的紀錄，例如司庫帳冊，則不屬於書記保管範圍。

紀錄與查閱

書記保管會議紀錄、會員名冊及其他未特別交由他人管理的正式文件。會員應可在合理時間查閱其有權接觸的組織紀錄；董事會或委員會的紀錄則原則上只開放給該董事會或委員會成員。委員會為適當執行職務而需要社團紀錄時，應把所需文件交給委員會主席或其他適當成員使用。

Robert 1915 另建議書記保存一冊整合性的規章簿，依序收錄 Constitution、By-laws、Rules of Order 與 Standing Rules，並預留空間記錄後續修正。規章一旦修正，除了寫入當次會議紀錄，也應在規章簿相應條文旁標示修正內容，並留下可追溯到日期與 minutes 頁面的 reference。這是紙本時代的 provenance 設計；本站保留其「規章現行文本與修正來源必須可追蹤」的核心原則。

會議前後職責

書記應維護會員名冊，必要時點名；通知幹部、委員會與代表其任命；把交付委員會的文件移交給該委員會，並把代表所需的 credentials 交付本人。除細則另有規定外，社團依法授權司庫付款的命令，也通常由 President 與 Secretary 共同簽署。

若只有一位 secretary，通常也由他發出特別會議與其他必要會議通知、處理社團通信；若另設 Corresponding Secretary，這些通信與通知職責轉由該職位負責。Robert 特別強調：若要讓 Corresponding Secretary 承擔超出一般通信以外的工作，細則應明確寫出；名稱本身不會自動創設額外權限。

每次會議以前，書記應為主席準備依正確順序排列的 order of business，列出依法必須進入會議體的事項；會議現場還應備妥常設與現存特別委員會名單、組織細則及既有會議紀錄，以便主席迅速查核。

會議開始時若主席與副主席均缺席，書記應先召集開會並暫時主持，直到會議體立即選出 chairman pro tem. 為止。

記錄行動，不記評論

一般會議的正式紀錄應著重記載「會議體做了什麼」，而不是逐字記錄會員「說了什麼」；只有在 proceedings 預定出版時才另作擴充。書記不得在正式紀錄中加入對發言、行為或結果的贊成、反對或其他評論。

委員會成立時，書記應把委員名單與交付資料交給委員會主席或其他成員。委員會報告送達時，書記應在報告上記明收受日期與會議體後續採取的行動，並保存報告原件或正式版本。除非組織一向只保存 minutes 與被明令存檔的文件，正式收到的報告本來就應歸檔，不需要再以「存檔」動議才能保存。

原書：pp. 244–247，Part I, Article X, §59, Secretary, or Clerk。